Рейтинг@Mail.ru

Образец служебной записки

Составляем служебную для переписки внутри организации Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ                                                                   Начальнику отдела безопасности

                                                                                         В.Г. Куроедову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

14.10.2014 № 01-20/47

На №

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела                                                                                                Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ                                     Начальнику отдела информационных технологий

                                                                      В.Д. Ганьшиной

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

24.11.2014 № 05-24/96

На № 02-18/304@ от 16.11.2014

О представлении списка работников
для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела                                                                                          В.Н. Загодайкин

 

 
Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ                                                         Начальнику отдела информатизации

                                                                                 Т.С. Гейдрих

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

18.12.2014 № 09-21/59

На №

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела                                                                                              А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 1267 комментариев

Здравствуйте, подскажите, как правильно оформить служебную записку на имя директора, что такой-то никогда не работал в нашей организации. Спасибо

Здравствуйте! Можно написать: «По данным ведомственного архива и кадровой службы Петров Александр Иванович никогда не работал в нашей организации».

Здравствуйте, какой текст правильный написать в служебной записке, что не выгодно возить сырье от одного поставщика в меньшей таре? Спасибо

Здравствуйте! Напишите: «В целях сокращения затрат на упаковку (тару) предлагаю доставлять сырье от поставщиков в более объемной таре». Можно предложить конкретный вариант тары.

Здравствуйте, помогите, пожалуйста, написать грамотно служебную записку. В связи с увеличением объём работы хочу открыт штат элекрика 1 и мастера 1. А также не давно от электронадзоров был замечания по этому поводу и хочу приложит помогите плиз

Здравствуйте! Можно написать: «В связи с увеличением объема работы, а также в целях исполнения предписаний органов электронадзора, прошу включить в штатное расписание предприятия должности электрика в количестве 1 единицы и мастера в количестве 1 единицы».

Здравствуйте! Подскажите, как написать служебную записку об объектах, которые находятся на консервации? Чтобы решили судьбу этих объектов. Речь идет о списании или о продлении консервации

Здравствуйте! Напишите: «Прошу в срок до 01.09.2017 решить вопрос с законсервированными объектами, часть из которых подлежит списанию, остальные – продлению консервации. Прошу оформить все необходимые документы по этому вопросу».

Здравствуйте помогите, пожалуйста, со служебкой о выделении дополнительного ГСМ и увелечении км с 91 до 120ти

Здравствуйте! Напишите: «В связи с увеличением пробега автомобиля с 91 км до 120 км в день прошу увеличить ежедневный лимит предоставления ГСМ для данного автомобиля».

Здравствуйте, я хочу написать служебку на подразделения касательно тех учебы.

Направляю вам технич. учебы для электрика, прошу произвести обучение современно и работник должен писать лекцию, лекция будет проверятся мною, контролировать начальнику о проведенной тех учебе.

Можете это грамотно корректировать?

Здравствуйте! Может быть, так: «Направляю вам план технической учебы для электротехнического персонала. Прошу ознакомиться и составить лекцию согласно плану. Проверка текста лекций и теоретической подготовки электриков будет проводиться мною. Прошу начальников отделов проконтролировать проведение технической учебы в отделах».

Как написать служебную записку о поломке кухонного оборудования в детском саду

Здравствуйте! Можно написать, например, так: «Сообщаю Вам, что 27.08.2017 вышла из строя посудомоечная машина, установленная в кухонном блоке детского сада. Прошу принять срочные меры для ремонта оборудования».

Как написать служебную записку о продления домена в предприятии

Здравствуйте! Так и напишите: «Прошу продлить срок действия домена до 01.01.2018».

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, написать служебку на монтаж проэкторов в аудитории. Спасибо.

Здравствуйте! Можно написать: «Для проведения занятий с демонстрацией наглядного материала прошу установить в аудитории № 1 видеопроектор с экраном».

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как правильно написать служебку на приобретение аварийных светильников в цех, может ссылаться на официальный документ по промбезопасности или пожарной безопасности?

Здравствуйте! Конечно, ссылка на официальный документ делает служебную записку более убедительной. Напишите: «Согласно требованиям ППБ 01-03 прошу установить в цехе № 3 аварийные светильники».

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как изложить в служебной записке возмещение затрат в командировке? Ездили 2-ое, оплачивал жильё один.

Здравствуйте! Обычно возмещение затрат на командировку осуществляется на основании авансового отчета. Если жильё оплачивалось отдельно, напишите: «Прошу Вас возместить мне финансовые расходы на оплату 2-х местного номера в гостинице в сумме 10 тыс. рублей».



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.36MB/0.00030 sec