Рейтинг@Mail.ru

Образец служебной записки

Составляем служебную для переписки внутри организации Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ                                                                   Начальнику отдела безопасности

                                                                                         В.Г. Куроедову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

14.10.2014 № 01-20/47

На №

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела                                                                                                Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ                                     Начальнику отдела информационных технологий

                                                                      В.Д. Ганьшиной

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

24.11.2014 № 05-24/96

На № 02-18/304@ от 16.11.2014

О представлении списка работников
для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела                                                                                          В.Н. Загодайкин

 

 
Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ                                                         Начальнику отдела информатизации

                                                                                 Т.С. Гейдрих

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

18.12.2014 № 09-21/59

На №

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела                                                                                              А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 1131 комментарий

Здравствуйте! Хочу попросить директора о выполнении геодезистом замеров, это необходимо мне для выполнения задания. Мы в разных отделах. Прошу помогите мне сформулировать просьбу в служебной записке. Заранее спасибо.

Здравствуйте! Можно написать: «Прошу Вас дать указание геодезисту на проведение замеров на объекте (назвать объект). Данные параметры необходимы для выполнения задания по проектировке… (указать объект)».

Здравствуйте. Я хочу донести до своего руководителя, что нам в организацию нужны ПСП, нет ответственного за электрохозяйство, ответственный за ПБ не имеет удостоверения и не проходил проверку, проводка в удовлетворительном состоянии, не выделяются финансы на создание уголка ОТ. Заранее спасибо

Здравствуйте! Не знаю, что имеется в виду под аббревиатурой ПСП. Но в любом случае, если вы хотите привлечь внимание руководителя к какой-то проблеме, добиться её решения, лучше оформлять не служебную, а докладную записку. Текст – произвольный, Вы, собственно, всё уже написали, желательно только сослаться на соответствующую инструкцию и оформить как докладную записку. Примеры можете посмотреть в комментариях.

Здравствуйте. Хочу донести до директора, что на АЗС нужно заменить входную дверь. Так как дверь в плохом состоянии.

Здравствуйте! Так и напишите: «В связи с плохим состоянием входной двери на АЗС прошу установить новую дверь».

Как правильно и грамотно написать служебную записку «о присвоении высшей квалификационной категории»

Здравствуйте! Напишите: «Согласно протоколу квалификационной комиссии от… №… прошу присвоить (должность, ФИО) высшую квалификационную категорию с внесением изменений в соответствующие документы».

Как правильно написать служебную записку о выдаче принтера сотруднику отдела.

Здравствуйте! Напишите: «В связи с производственной необходимостью прошу выдать принтер (должность, ФИО)».

Здравствуйте! Как правильно написать СЗ, чтобы заказать визитки руководителю.

Здравствуйте! Так и напишите: «Прошу заказать визитные карточки для руководителя в количестве 1000 шт. по следующему образцу…».

Здравствуйте.

Помогите написать служебную записку. В нашем кабинете пол моют 1 раз в 2-2,5 недели, а уж чтобы пыль с подоконника протерли — об этом можно не мечтать... Не знаю, как правильно написать.

Здравствуйте: Так и напишите: «Прошу обеспечить регулярную влажную уборку кабинета». Если же Вы хотите пожаловаться на плохую уборку, то напишите докладную записку: «Довожу до Вашего сведения, что в кабинет №1 уборка помещения проводиться…» и т.д.

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, как написать служебную записку о создании или внедрении в программу отчетов. Заранее спасибо.

Здравствуйте! Так и напишите: «Прошу внедрить в программу… (название программы) формирование отчетов фф. (указать формы)».

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как можно написать текст служебной записки о переименовании должности в учреждении.

Здравствуйте! Напишите: «Согласно штатному расписанию от 01.06.2016 должность ведущего специалиста отдела продаж переименована в должность ведущего менеджера».

Здравствуйте! Как правильно ответить на техническое требование, если у нас нет трудовых ресурсов на выполнение работ. Спасибо

Здравствуйте! Напишите: «Для выполнения технического требования от… №… организация (отдел) не располагает необходимыми трудовыми ресурсами».

Здравствуйте! Как правильно составить служебное письмо о переводе единицы с подземного экспедитора на поверхностного с изменением оклада до уровня поверхностного. В отделе есть свободная вакантная единица другой должности. Возможно ли с его оклада взять какую то часть и добавить к окладу поверхностного экспедитора. Как это все правильно описать?

Здравствуйте! Напишите: «Прошу внести изменение в штатное расписание, установив должность поверхностного экспедитора за счет сокращения должности подземного экспедитора». По поводу изменения окладов Вам лучше проконсультироваться у специалистов по финансовым вопросам.

Здравствуйте! Помогите оформить. Меня попросили выполнить ТО-2 на автомобиле Лада Ларгус. После чего сказали узнать среднюю стоимость ТО на рынке (узнал — 5.500). И написать служебную записку на имя директора, чтоб он выплатил мне сумму в размере равную половине рыночной. И написать, что было сделано (замена свечей, замена масляного и воздушного фильтра, замена масла, замена передних колодок).

Здравствуйте! Напишите: «Прошу Вас выплатить мне денежные средства в размере 2 250 руб. за проведение технического обслуживания автомобиля Лада ларгус универсал: замена свечей, замена масляного и воздушного фильтров, замена масла, замена передних колодок. Рыночная стоимость ТО – 5 500 руб.».

Здравствуйте! Помогите написать служебную записку о переименовании должности старшего табельщика отдела кадров в производстве на должность инспектора отдела кадров, так как название должности старший табельщик устарел.

Здравствуйте! Напишите: «Прошу внести изменение в штатное расписание отдела кадров, исключив должность старшего табельщика в связи с устаревшим названием. Взамен должности табельщика предлагаю ввести должность инспектора отдела кадров».

Добрый день.

От контрагента не поступают подписанные договора аренды в указанный в сопроводительном письме срок. Наш отдел договорных отношений направляет множество писем контрагенту о том, что они нарушают сроки и т.д.

Оплата от контрагента поступает своевременно, но на бездоговорной основе. Т.е. акт приёма передачи подписан сторонами, а договор не подписан.

Подскажите, как правильно написать служебную записку в юридический сектор нашей организации, чтобы они выставили претензию контрагенту за не соблюдение сроков подписания договора аренды и пользование имуществом на бездоговорной основе?

Здравствуйте! Напишите на имя руководителя юридического сектора: «Прошу Вас выставить претензию… (указать полное название контрагента) за несоблюдение сроков подписания договора аренды и пользование имуществом на бездоговорной основе».

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, составить служебную записку о замене старого автомобиля на новый в связи с износом..., частыми поломками...? Не знаю, как грамотно написать. Спасибо!

Здравствуйте! Так и напишите: «В связи с износом автомобиля… (указать марку, рег. номер и дату выпуска) и частыми служебными разъездами прошу приобрести новый автомобиль».

Добрый день! Как составить служебку о введении в штат должности Механика по ремонту и эксплуатации ж/д подвижного состава. Спасибо!

Здравствуйте! Можно написать: «В связи с производственной необходимостью ввести в штатное расписание отделения должность механика по ремонту и эксплуатации подвижного состава».

Добрый день! Подскажите, как правильно написать служебную записку на ГД для установки при входе в аэропорт информационного табло. Спасибо!

Здравствуйте! Так и напишите: «В целях информационного обслуживания пассажиров прошу установить при входе в аэропорт светодиодное табло с информацией о рейсах».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как написать грамотно служебную записку для проведения Тех осмотра и замены запчастей, но отсутствует технический паспорт.

Здравствуйте! Можно написать: «Довожу до Вашего сведения о необходимости проведения технического осмотра автомобиля (указать марку и рег. номер), а также замены запчастей. Технический паспорт на автомобиль утерян».

Добрый день! Как правильно оформить СЗ на приобретение хоз.инвентаря (ключница, веник и пр.)

Здравствуйте! Напишите: «Прошу приобрести следующий инвентарь для хозяйственных нужд: (далее список)».

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как написать служебку на имя директора о предвзятом отношении зав. лаб (об оскорблениях и унижении). Заранее спасибо.

Здравствуйте! В таких случаях составляется докладная записка. Аналогичные тексты уже были в комментариях.

Добрый день! Подскажите, как правильно написать служебную записку на реставрацию дивана в офисе, на первом этаже стоит в холле в плохом состоянии.

Здравствуйте! Так и напишите: «В связи с плохим (аварийным) состоянием дивана в холле офиса прошу отреставрировать его, либо приобрести новый».

Здравствуйте! Я хочу написать СЗ гендиректору о нарушении нормативных актов моим начальником. Данный документ подписывать должен руководитель, т.е. тот самый начальник, о котором будет говориться в записке? Заранее спасибо.

Здравствуйте! Оформите это как докладную записку или заявление и подпишитесь сами.

Здравствуйте. Нужно поставить в известность руководство о том, что технических специалистов не хватает для обслуживания объекта и просить расширить штат технических специалистов. Кроме того, желает лучшего их дисциплина и исполнительность. Заранее Спасибо

Здравствуйте! Можно написать: «В связи с расширением зоны обслуживания прошу увеличить штат технических работников по обслуживанию здания на 2 единицы. Кроме того, необходимо установить строгий контроль за исполнительской дисциплиной всех технических работников».

Здравствуйте! Как попросить у директора найм и оплату услуг сторонней организации для диагностики оборудования?

Здравствуйте! Так и напишите: «Для диагностики оборудования прошу заключить договор со специализированной сторонней организацией».

Здравствуйте. Как написать письмо другой организации о предоставлении кандидатуры для участия в семинара (предпочтительно ранее участвовавших по данной теме).

Спасибо

Здравствуйте! Можно написать: «Приглашаем Вас принять участие в семинаре (название), который состоится… . По возможности просим представить на семинар компетентных сотрудников, ранее занимавшихся этой темой».

Добрый день! Как написать правильно служебную записку о том, что я нашла в отчете, что нач. отдела сбывал нашу мебель по цене ниже себестоимости? И как правильно внести предложение о составлении приказа о том, чтобы в последующем суммы возмещались из собственного кармана виновного?

Здравствуйте! В таких случаях составляется докладная записка на имя руководителя организации. Пример: «Довожу до Вашего сведения, что согласно данным отчета за 2 кв.2016 г. начальник отдела сбыта Ковалева К.И. продавала мебель по цене ниже себестоимости, в результате чего нанесла ущерб предприятию в сумме 1 млн. руб. Прошу принять соответствующие меры к Ковалевой К.И.». Решение о мерах взыскания принимает руководитель организации.

Здравствуйте! Подскажите текстовку служебной записки на замену люстры в кабинете на светодиодные светильники. Причина: люстра не для офиса, а больше для дома; темно, в следствие чего садится зрение.

Здравствуйте! Можно написать: «Прошу Вас заменить освещение в кабинете № 1 на светодиодные светильники, так как люстра, установленная в кабинете, не соответствует дизайну служебного помещения и слабо освещает кабинет, что не соответствует нормам СНиП 111-4-79 (ниже 300 лк)».

Добрый день! Хотим, чтобы нам разрешили оформить годовую подписку на журнал. Как аргументировать это в служебной записке?

Здравствуйте! Можно написать: «Прошу Вас оформить подписку на журнал «Главбух» на 2017 год, так как материалы журнала необходимы в работе бухгалтерии».

а как сделать акцент на бумажный носитель ? Т.к. до этого директор отказал в подписке «мол читайте в эл. виде в интернете»

Здравствуйте! Напишите, что для работы (для анализа данных, мониторинга нормативных актов) удобнее печатный материал.

Здравствуйте! Служебная записка на ремонт оргтехники

Здравствуйте! Подобное уже было неоднократно

Здравствуйте! Подскажите как правильно написать служебку на установку компьютера в отдел автоматизации, более убедительно, что он нам нужен. Сейчас нет компьютера, т.к. им до моего прихода никто не мог пользоваться. Заранее спасибо!

Здравствуйте! Просто напишите: «В связи с производственной необходимостью прошу Вас установить персональный компьютер в отделе автоматизации». А для каких целей вам нужен компьютер, можете добавить сами, вы лучше это знаете.

Здравствуйте! Проблема в следующем: энергетический отдел (инженер-энергетик, электрики, сантехники) подчиняются начальнику АХЧ, который принимая решения по тепло и электроснабжению не согласует со специалистами различные нюансы, зато при вопросах от директора отвечает -"я не должна этого знать". Подскажите, пожалуйста, как правильно написать записку, что-бы вывести это подразделение в отдельную структуру, с подчинением непосредственно директору. Заранее благодарен

Здравствуйте! Можно написать: «Прошу Вас внести изменение в организационную структуру предприятия, выделив энергетическую службу в самостоятельный отдел с непосредственным подчинением директору. Это повысит исполнительскую дисциплину службы, ответственность за принятые решения». Это общие фразы. Вы можете добавить более конкретные определения, зная все обстоятельства и конкретные проблемы вашего предприятия.

Добрый день, помогите составить шаблон на создание общей сетевой папки на сервере.

Здравствуйте! Нет информации для создания папки. Да и вопрос не по профилю нашего сайта.

Здравствуйте, как написать служебную записку об отзыве заявления на предоставление ежегодного отпуска

Здравствуйте! В таких случаях пишется заявление, образец Вам должны дать в вашей кадровой службе.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как составить служебную записку, суть в следующем: на каждый вид работ открывается заказ, я решила сверить данные с другим отделом, который занимается закрытием заказов в результате выполнения работ. Оказалось, что часть заказов которые должны закрываться в этом квартале были переданы для выполнения другому подразделению, а к нам на изменения подразделения документы не поступали. Необходимо написать начальнику центра изготовления, о том что у нас по таким то заказам числится такое подразделение, в другом отделе по этим заказам другое подразделение, чтобы он предоставил соответствующие документы на изменения подразделения и чтобы впредь такие изменения направлялись во время, в противном случае это отражается на заработной плате подразделения

Здравствуйте! Напишите: «В результате сверки данных по закрытым заказам выявлено, что во 2 квартале 2016 года часть заказов была передана на исполнение в отдел № 2, тогда как нашему отделу изменения об исполнении заказов не поступали, что отразилось на заработной плате работников подразделения. Прошу Вас впредь вовремя направлять соответствующие документы при изменении исполнителя заказов».

Заранее благодарна Вам за помощь!

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, такая ситуация: Начальник отдела 1 написал служебную записку на главного инженера, чтобы начальник отдела 2 предоставил информацию в отдел 1. За чьей подписью готовить служебную записку ответ и кем ее согласовывать?

Здравствуйте! Если служебная записка направлена в отдел 2 с визой главного инженера, то ответную служебную записку составляет начальник второго отдела. Согласовывать служебную записку не надо.

Здравствуйте, мы приобрели рентгеновский дифрактометр в прошлом году. Пол года спустя называемый оборудование что-то не так работает. Гарантия 1 год. Как написать письмо директору, который приобрели дифрактометр, чтобы приехали посмотрели.

Здравствуйте! Можно написать: «Просим Вас направить специалиста для диагностики дифрактометра, приобретенного в вашей компании 15.12. 2015. Аппарат вышел из строя в гарантийный период».

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста, как оформить служебную записку с обоснованием отправки специалистов фирмы на курсы повышения квалификации?

Здравствуйте! В такой записке надо указать, для чего необходимо повышать квалификацию сотрудников, например: «В связи с установкой нового оборудования прошу направить на курсы повышения квалификации следующих специалистов:…». Либо: «В связи с внедрением новой программы…». Укажите вашу причину.

Здравствуйте! Подскажите текстовку служебной записки на замену стула в кабинете на хорошее рабочее кресло. Причина: жёстко сидеть, постоянно приходиться ерзать и выдумывать новые позы, после дня работы спину ломит.

Здравствуйте! Просто напишите: «Прошу Вас оборудовать мое рабочее место удобным рабочим креслом».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно составить документ с перечнем предложений. У нас на складе было предписание о не надлежащем хранении деталей и изделий. Мы хранили на полу, что запрещено. Я составила примерно так , но что-то не в восторге «Для рационального использования стеллажей на складе прошу приобрести стремянку... и для правильного хранения готовых изделий прошу приобрести стеллажи...» Пожалуйста, помогите, с делопроизводством я на Вы((( Составлением писем никогда не занималась.

Здравствуйте! Вы в принципе правильно всё написали. Можно рассмотреть и такой вариант: «В целях исполнения предписания от 11.09.2016 прошу оборудовать помещение склада дополнительными стеллажами на 500 погонных метров, а также приобрести 5 стремянок».

Как написать служебную записку на ремонт окна в связи с поломкой ручки, износом механизма закрывания окна

Здравствуйте! Так и напишите: «Прошу пригласить мастера для ремонта пластикового профиля окна в кабинете № 12».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как написать служебную записку срока продления эксплуатации а/машины Валдая на пол года (указать причину)

Здравствуйте! Как правильно и убедительно написать служебную записку о том, что необходимы картриджи и нет возможности распечатать платежные поручения, выписки, заявления на переводы.

Было предписание о том, чтобы мы заменили в архиве деревянные стеллажи на металлические. Мы заменили. НО сейчас мы поняли, что лучше было бы если установить мобильные передвижные стеллажи, т.к. они в «100 раз» удобней по ряду причин. Подскажите, пожалуйста, текстовку служебной записки на замену теперь уже металлических на мобильные передвижные стеллажи. Т.к. вроде как нам уже выделялись средства на замену, мы приобрели, установили теперь снова хотим менять. Помогите, пожалуйста, с весомыми аргументами по данному вопросу, дабы получить от руководства положительное решение!

Сотрудник написал служебку и принес на согласование непосредственному рк-лю (чтобы тот согласовал и отдал директору) о том, что просит приобрести специализированные новые столы (спец-е для работы — специфичные) (НЕ указав при этом обоснования своего «хочу», просто приложил КП фирмы со стоимостью и все). При всем при этом, столы в 2015 году закупались новые и прийти в непригодность они не могли. Непосредственный рук-ль считает, что в чем то конечно он прав, т.к. новые столы кот-е он предлагает закупить было бы неплохо, т.к. они занимают меньше места и удобней. НО они очень дорогие и очень большая вероятность, что денег на них не дадут. Что в этом случае надо написать руководителю на служебке (до передачи ее директору)?

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно составить служебную записку, суть в следующем: в школе, в кабинете, висят открытые светильники, часто лампочки не просто перегорают, а разрываются, осколки падают вниз, могут нанести травму детям. По нормам должны использоваться люминесцентные светильники, но директор отказывается их покупать и устанавливать, ссылаясь на отсутствие средств. Можно было бы заменить хотя бы плафоны на закрытые, но в кабинете и так темно, дети напрягают зрение, когда смотрят на доску. Помогите, пожалуйста, с весомыми аргументами по данному вопросу, т.е. по улучшению и безопасности освещения в кабинете, где учатся дети. Спасибо



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.5MB/0.00055 sec