Рейтинг@Mail.ru

Образец служебной записки

Составляем служебную для переписки внутри организации Данная статья отвечает на вопрос как написать служебную записку. И раз статья помещена в тему «образцы документов», то вы всегда можете рассчитывать получить образец. Во второй части последует пример оформления служебной записки.

Служебная записка составляется с целью ведения переписки между структурными подразделениями (коммуникация на горизонтальном уровне), когда для решения какого-либо вопроса не достаточно устного обращения и требуется задокументировать факт взаимоотношения между отделами. Адресуется на имя начальника либо специалиста другого отдела. Если требуется проинформировать руководителя вышестоящего уровня, то речь уже идет о докладной записке (но по сути почти то же самое).

Как правило, служебная записка – это внутренний документ. Я в своей жизни образец служебной записки в стороннюю организацию видела только в учебнике. Обычно любые обращения в иные организации оформляются на бланке письма.

Как написать служебную записку

Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.

Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).

Служебную записку подписывает ее составитель. Очень часто – начальник отдела, специалист отдела указывает себя исполнителем в левом нижнем углу в конце документа (как в деловом письме).

В необходимых случаях допускается проставлять визы заинтересованных лиц. Визы оформляются на последнем листе под подписью. Включает подпись, инициалы, фамилию, дату, возможно добавлять расшифровку должности визирующего.

Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала. Просто целесообразно выделить область на жестком диске компьютера, куда помещается очередная служебная записка под следующим порядковым номером. Получается база в электронном виде служебных записок отдела за год. Быстро, удобно, сразу видно кто, когда, о чем писал.

Образец служебной записки

ОБЩИЙ ОТДЕЛ                                                                   Начальнику отдела безопасности

                                                                                         В.Г. Куроедову

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

14.10.2014 № 01-20/47

На №

О выходе на работу в выходной день

В связи с производственной необходимостью (подготовкой к проведению расширенного совещания 20.10.2014) прошу Вас разрешить вход в здание 18.10.2014 специалисту общего отдела Захоржевской Лидии Олеговне.

Начальник отдела                                                                                                Т.Ф. Хлопушко

Служебная записка – пример ответа на запрос

ЮРИДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ                                     Начальнику отдела информационных технологий

                                                                      В.Д. Ганьшиной

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

24.11.2014 № 05-24/96

На № 02-18/304@ от 16.11.2014

О представлении списка работников
для участия в семинаре

Представляем список работников отдела для участия в семинаре, проводимом ООО «АПИ Коммуникатор» по программе «Эффективное использование СПС ГРАНИТ» с представлением ее функциональных возможностей:

1. Скрипка Р.С. – заместитель начальника отдела

2. Подушкин Е.П. – ведущий специалист

3. Струйка К.Н. – старший специалист

Начальник отдела                                                                                          В.Н. Загодайкин

 

 
Еще пример оформления служебной записки

ОТДЕЛ ПРОДАЖ                                                         Начальнику отдела информатизации

                                                                                 Т.С. Гейдрих

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

18.12.2014 № 09-21/59

На №

О проверке работоспособности ПК

С 05.12.2014 в закрепленном за специалистом отдела Сихарулидзе А.Г. персональном компьютере регулярно происходят сбои при его включении. Просим Вас провести диагностику указанного компьютера на предмет устранения неисправностей.

Начальник отдела                                                                                              А.Н. Попугай

Надеюсь, что приведенные образцы служебных записок окажутся полезными для применения в работе.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 1303 комментария

Здравствуйте, подскажите, как правильно оформить служебную записку на имя директора, что такой-то никогда не работал в нашей организации. Спасибо

Здравствуйте! Можно написать: «По данным ведомственного архива и кадровой службы Петров Александр Иванович никогда не работал в нашей организации».

Здравствуйте, какой текст правильный написать в служебной записке, что не выгодно возить сырье от одного поставщика в меньшей таре? Спасибо

Здравствуйте! Напишите: «В целях сокращения затрат на упаковку (тару) предлагаю доставлять сырье от поставщиков в более объемной таре». Можно предложить конкретный вариант тары.

Здравствуйте, помогите, пожалуйста, написать грамотно служебную записку. В связи с увеличением объём работы хочу открыт штат элекрика 1 и мастера 1. А также не давно от электронадзоров был замечания по этому поводу и хочу приложит помогите плиз

Здравствуйте! Можно написать: «В связи с увеличением объема работы, а также в целях исполнения предписаний органов электронадзора, прошу включить в штатное расписание предприятия должности электрика в количестве 1 единицы и мастера в количестве 1 единицы».

Добрый день! Как правильно написать служебную записку об увеличении количества дней ежегодного оплачиваемого отпуска в связи с изменениями условий работы.

Здравствуйте! Согласно ТК РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. В соответствии с ч. 2 ст.115 ТК РФ отдельным категориям работников предоставляется удлиненный отпуск. Предоставление дополнительного оплачиваемого отпуска может быть предоставлено работнику по договору с работодателем. Как правило, такой отпуск предоставляется за ненормированный рабочий день. Поэтому в служебной записке можно написать: «В связи с переходом на ненормированный рабочий день прошу изменить условия трудового договора и предоставить мне дополнительный оплачиваемый отпуск до 30 календарных дней».

Здравствуйте! Подскажите, как написать служебную записку об объектах, которые находятся на консервации? Чтобы решили судьбу этих объектов. Речь идет о списании или о продлении консервации

Здравствуйте! Напишите: «Прошу в срок до 01.09.2017 решить вопрос с законсервированными объектами, часть из которых подлежит списанию, остальные – продлению консервации. Прошу оформить все необходимые документы по этому вопросу».

Здравствуйте помогите, пожалуйста, со служебкой о выделении дополнительного ГСМ и увелечении км с 91 до 120ти

Здравствуйте! Напишите: «В связи с увеличением пробега автомобиля с 91 км до 120 км в день прошу увеличить ежедневный лимит предоставления ГСМ для данного автомобиля».

Здравствуйте, я хочу написать служебку на подразделения касательно тех учебы.

Направляю вам технич. учебы для электрика, прошу произвести обучение современно и работник должен писать лекцию, лекция будет проверятся мною, контролировать начальнику о проведенной тех учебе.

Можете это грамотно корректировать?

Здравствуйте! Может быть, так: «Направляю вам план технической учебы для электротехнического персонала. Прошу ознакомиться и составить лекцию согласно плану. Проверка текста лекций и теоретической подготовки электриков будет проводиться мною. Прошу начальников отделов проконтролировать проведение технической учебы в отделах».

Как написать служебную записку о поломке кухонного оборудования в детском саду

Здравствуйте! Можно написать, например, так: «Сообщаю Вам, что 27.08.2017 вышла из строя посудомоечная машина, установленная в кухонном блоке детского сада. Прошу принять срочные меры для ремонта оборудования».

Как написать служебную записку о продления домена в предприятии

Здравствуйте! Так и напишите: «Прошу продлить срок действия домена до 01.01.2018».

Здравствуйте! Помогите, пожалуйста, написать служебку на монтаж проэкторов в аудитории. Спасибо.

Здравствуйте! Можно написать: «Для проведения занятий с демонстрацией наглядного материала прошу установить в аудитории № 1 видеопроектор с экраном».

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как правильно написать служебку на приобретение аварийных светильников в цех, может ссылаться на официальный документ по промбезопасности или пожарной безопасности?

Здравствуйте! Конечно, ссылка на официальный документ делает служебную записку более убедительной. Напишите: «Согласно требованиям ППБ 01-03 прошу установить в цехе № 3 аварийные светильники».

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как изложить в служебной записке возмещение затрат в командировке? Ездили 2-ое, оплачивал жильё один.

Здравствуйте! Обычно возмещение затрат на командировку осуществляется на основании авансового отчета. Если жильё оплачивалось отдельно, напишите: «Прошу Вас возместить мне финансовые расходы на оплату 2-х местного номера в гостинице в сумме 10 тыс. рублей».

Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как написать служебную записку о направлении в командировку для прохождения курсов повышения квалификации.

Здравствуйте! Напишите: «Прошу Вас направить на курсы повышения квалификации ведущего специалиста (ФИО)». Можно ещё указать, в связи с чем возникла необходимость повышения квалификации: «в связи установлением новой программы», «в связи с требованиями нового регламента», «для повышения в должности» и т.п. Эту фразу надо вставить в начале текста.

Может ли материально-ответственное лицо обратиться просто в отдел: «В планово-экономический отдел от стропальщика Иванова П.О.»?

Здравствуйте! Если это обращение касается производственных вопросов, то можно оформить его в виде служебной записи, используя наш образец. По личным вопросам оформляется заявление.

Здравствуйте. Подскажите, как составить служебную записку на дополнительное помещение архива. У нас добавились филиалы по России. Вся бухгалтерская документация приходит ко мне в головной офис.

Здравствуйте! Так и напишите: «В связи с увеличением документального фонда при добавлении филиалов прошу предоставить дополнительное помещение под архив».

Как правильно составит служебную записку начальнику об отказе от командировки, если ребенок инвалид?

Здравствуйте! Напишите: «Прошу Вас освободить меня от поездки в командировку в связи с тем, что я одна воспитываю ребенка инвалида».

Подскажите, пожалуйста, как убедительно написать служебную записку о ведении в штат сотрудников, работающих по договору, но фактически выполняющих работу штатного персонала.

Здравствуйте! Можно написать, например, так: «В связи с расширением зоны обслуживания прошу Вас включить в штат сотрудников электрика (ФИО), выполняющего работу по договору подряда».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как можно написать записку в другое учреждение о предоставлении танцевальной группы на мероприятие

Здравствуйте! Например, так: «Просим Вас направить танцевальную группу на проведение новогоднего вечера 25 декабря 2017 г. согласно договору…».

Здравствуйте, скажите, пожалуйста, разработчик принес мне служебную записку, я проверила правильность оформления и отдала генеральному директору. После нанесения резолюции, регистрирую и отдаю копии исполнителям, обязательно ли отдавать копию разработчику? Или это на наше усмотрение? Спасибо!

Здравствуйте! Порядок прохождения внутренних документов должен быть прописан в инструкции по делопроизводству конкретной организации. Конечно, это на ваше усмотрение. Но рекомендуется избегать лишнее копирование документов. Если у вас всё регистрируется, то не следует делать дополнительные копии.

Помогите отписать служебную записку в другое управление, чтоб они рассмотрели документ с юридической точки

Здравствуйте! Можно написать: «Направляем Вам проект договора. Просим дать юридическое заключение».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно написать служебную записку на имя ген директора с просьбой дать указание отделу кадров предоставить списки имеющихся должностей на предприятии по штатному расписанию.

Здравствуйте! Можно написать, например, так: «В связи с составлением нового штатного расписания с 01.12.2017 прошу Вас дать указание начальнику отдела кадров о предоставлении к 01.12.2017 в бухгалтерию списка имеющихся должностей».

Здравствуйте! Помогите мне написать проект служебной записки на имя начальника сектора по гуманитарной помощи Мин. соц. развития КР по улучшению взаимодействия с другими организациями в данной отрасли.

Здравствуйте! Чтобы написать такую записку, надо изучить все проблемы во взаимодействии министерства с организациями. Поэтому в этом вопросе не могу вам помочь. Могу только сказать, что конкретные предложения по улучшению взаимодействия можно изложить в отдельном документе и приложить его к служебной или докладной записке. Если это только одно-два предложения, то можно написать их в самой записке.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно написать служебку на разовое премирование (в конце года) всех сотрудников компании?

Здравствуйте! Надо правильно обосновать необходимость (заслуженность) премирования, ссылаясь на положение о премировании, действующее в вашей организации.

Здравствуйте. Как написать служебное письмо, чтобы общий отдел дали распоряжение на изготовление новых визиток. Образец приложим.

Здравствуйте! Можно написать на имя начальника общего отдела: «Прошу Вас оформить заказ на изготовление ламинированных визитных карточек в количестве 500 шт. Образец прилагается».

Здравствуйте. Подскажите, пожалуйста, как правильно написать служебную записку, чтобы руководитель принял кардинальные меры, — в отделении не должным образом работает аппаратура, обслуживающие инженера (плохо знают технику), торчат провода, методом тыка, обслуж. персонал подвергается опасности, приходиться задерживаться до выполнения всей работы

Здравствуйте! Можно написать: «Прошу Вас принять кардинальные меры для улучшения работы персонала, обслуживающего компьютерную технику и сетевое обеспечение в нашем отделении. В настоящее время компьютеры и принтеры регулярно выходят из строя, программы своевременно не обновляются, а инженер-программист не всегда справляется с поставленной задачей. Кроме того, в нарушение правил техники безопасности, провода не закреплены должным образом».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как правильно написать служебную записку о выделении денежных средств на приобретении подарков детям сотрудников

Здравствуйте! Можно написать: «Прошу Вас выделить денежные средства в сумме 10 тыс. рублей на приобретение новогодних подарков для детей сотрудников компании».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как написать служебную записку. Ситуация следующая:Организация зарезервировала номер в кемпинге для командированного сотрудника. По приезду выяснилось, что зарезервирована только кровать, как такого номера с удобствами нет и жить на одной кровати в период командировки не удобно. Сотрудник снял номер в другой гостинице. Как все это отразить в записке?

Здравствуйте! Напишите: «Прошу Вас разрешить оплату отдельного номера в гостинице «Россия» на период командировки (ФИО) в сумме 15 тыс. рублей. Выбор другой гостиницы связан с тем, что в зарезервированной гостинице отсутствовали отдельные номера с удобствами».

Здравствуйте! Помогите написать служебную записку на оплату журнала в электронной версии.

Здравствуйте! Напишите: «В связи с производственной необходимостью (или в связи с требованиями СЭД) прошу Вас произвести оплату электронного журнала в срок до … ».

Здравствуйте! Помогите написать СЗ по ремонту кабинета? С марта по октябрь от стен стоит невыносимый запах кошачей мочи, под кабинетом находится неотапливаемое помещение, дует с пола.

Здравствуйте! Напишите: «Прошу провести ремонт в кабинете №13 для устранения неприятного запаха от стен и утепления полов, так как под кабинетом находится помещение без отопления».



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.41MB/0.00034 sec