Рейтинг@Mail.ru

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Помещено в тему: Номенклатура дел

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Готовность для составления номенклатуры дел Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

  • группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
  • используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
  • используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
  • применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
  • в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

  • разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
  • поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

  • визируется ответственным за архив организации,
  • подписывается руководителем службы делопроизводства,
  • согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
  • направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
  • утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
  • в архиве организации,
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 484 комментария

Доброго дня. У нас журнал регистрации приказов велся не по году, а по 2, 3 года. И приказы все были в одном журнале, что это неправильно, мы конечно поняли... У нас появился строгий архивариус, которая требует оформить сдачу документов в архив по правилам, как нам быть с этой тетрадью и приказами, которые все вместе были зарегистрированы?

Здравствуйте! Сейчас вы можете начать вести журналы «по правилам», но вряд ли есть смысл переписывать старые журналы, да это и невозможно. Журнал регистрации за несколько лет включается в опись дел по первой дате. То есть, журнал регистрации приказов за 2010—2012 годы включается в годовой раздел описи за 2010 год.

Доброго дня. Приказ о назначении ответственного по охране природы, за экологию, это приказ по основной деятельности? Приказ о назначении ответственного по пожарной безопасности это приказ по АХД?

Здравствуйте! Все перечисленные Вами приказы относятся к приказам по основной деятельности.

Добрый день, подскажите, пожалуйста, в орг. структуре нашего предприятия в январе 2016 году произошли изменения, было образовано новое структурное подразделение, я составила новую (сводную) номенклатуру дел организации с учетом номенклатур нового подразделения, в приказе на утверждение и введение в действие новой номенклатуры дел нужно указывать пункт об отмене предыдущего приказа на утверждение номенклатуры дел? В остальных подразделениях изменений в номенклатурах не было, я выдала выписки из номенклатуры лишь новому подразделению, правомерно ли это? Заранее благодарю за ответ.

Здравствуйте! Отменять предыдущий приказ не надо, он утверждал прежнюю номенклатуру дел. Новый приказ утверждает вновь разработанную в связи с изменением структуры номенклатуру дел. Поскольку утверждена новая сводная номенклатура дел, выписки надо раздать всем подразделениям.

Добрый день!

Разрабатываю номенклатуру дел для спортивной школы (муниципальное образовательное учреждение дополнительного образования). Подскажите, пожалуйста, какой перечень использовать при определении сроков хранения учебной документации (книга учета проведенных спортивных соревнований, планы мероприятий выездных соревнований и др.)

Заранее спасибо!

Здравствуйте! Для определения сроков хранения учебной документации используется «Перечень документов с указанием сроков хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждения и организаций системы просвещения» (1980).

Здравствуйте. В организационной структуре нашего общества произошли изменения, поменялись названия некоторых отделов, некоторые отделы присоединились к другим управлениям, я так понимаю необходимо составить новую номенклатуру дел с учетом произошедших изменений. Достаточно ли ввести в действие измененную номенклатуру приказом или надо заново собирать экспертную комиссию, составлять протокол заседания комиссии, и уже потом делать приказ об утверждении измененной номенклатуры?

Здравствуйте! При изменении структуры и функций организации номенклатура дел разрабатывается и утверждается заново, с учетом изменений.

Здравствуйте! Ситуация следующая: 1 августа один отдел захотел передать в другой отдел дело, т.к. сейчас они вдруг поняли, что им нужнее. Как быть? Вносить изменения в сводную или ждать конца года?

Здравствуйте! В данной ситуации лучше внести изменение в номенклатуру дел в середине года.

Я правильно Вас поняла составляем приказ в котором прописываем о том, что в связи с произ-й необх-ю внести изменения в сводную номенклатуру, а именно включить дело «...» отдела №1 в номенклатуру дела отдела №2?

Здравствуйте! Если речь идет об одном деле, то можно оформить приказом и перепечатать соответствующие листы в сводной номенклатуре дел. При существенном изменении лучше утвердить номенклатуру дел заново.

Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, если организация самостоятельно ликвидируется, а в штате числятся только директор и главный бухгалтер, нужно ли утверждать номенклатуру дел на год? (если на протяжении этого периода всё равно формируются документы отделами, которые там уже не числятся)

Здравствуйте! В этой ситуации утверждать новую номенклатуру дел нет смысла.

Добрый вечер!

Меня попросили включить в утвержденную номенклатуру дел новое дело «Журнал учета внутреннего финансового контроля». Не могу найти статью к этому делу и объясните пожалуйста каким образом включить дело в номенклатуру дел. Спасибо.

Здравствуйте! Думаю, подойдет ст. 176 Перечня 2010 года. В текущем году дело можно включить в номенклатуру дел под резервным номером, либо в конце соответствующего раздела номенклатуры.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста? 1. Обязано ли Управленческая оргция разрабатывать и вводить в действие номенклатуру дел на следующий год при условии, что функции и структура не менялась? 2. Обязана ли Управленческая оргция перерабатывать инструкцию по делопроизводству, если да, то в какие сроки, при условии, что изменения в инструкцию орг-ция вносила соответствующими приказами?

Здравствуйте! Номенклатура дел утверждается ежегодно. Если нет существенных изменений, то перепечатывается прежняя, изменяется название (на 2017 год), тем самым подтверждается состав документов на предстоящий год. Инструкция по делопроизводству перерабатывается по мере необходимости, при внесении существенных изменений.

Здравствуйте, у нас кардиологический диспансер! Каким перечнем руководствоваться при хранении и уничтожении медицинских документов — Перечень документов с указанием сроков хранения Министерства здравоохранения СССР (1974)??? или письмом МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 7 декабря 2015 г. N 13-2/1538 О СРОКАХ ХРАНЕНИЯ МЕДИЦИНСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ???? У нас стоит вопрос об уничтожении амбулаторных карт, но не понятен срок хранения 5 лет или 25 лет?

Здравствуйте! В данном случае следует руководствоваться более поздним документом – письмом Министерства здравоохранения (срок хранения медицинской карты амбулаторного больного — 25 лет).

Здравствуйте! Если у нас не закреплено не за кем док-но составление сводной номенклатуры, то чья это прямая обязанность составлять или подготавливать сводную номенклатуру м.б. архивариуса?

Здравствуйте! Обязательно должен быть назначен ответственный за составление сводной номенклатуры дел (приказом, должностными инструкциями и пр.). Обычно назначается руководитель делопроизводственной службы, но может быть назначен и архивный работник.

Здравствуйте! У нас бюджет. учрежд-е. Скажите, пожалуйста, если ни в 2014 году, ни в 2015 не делалась итоговая запись, то это при проверке чем грозит для нас?

И стоит ли сейчас нам самим за 2014 и 2015 года в быстром темпе добавлять эту итоговую запись?

Здравствуйте! В ходе проверки номенклатуры дел главное внимание уделяется срокам хранения, правильности оформления номенклатуры, формированию дел согласно номенклатуре. Конечно, могут обратить внимание и на итоговую запись. Если есть возможность, лучше подстраховаться и восстановить итоговые записи за предыдущие годы.

Здравствуйте! Запутались совсем мы... Мы — гос. учрежд-е. Помогите, пожалуйста, определиться со статьями для след. дел:

1) Аттестационные дела соискателей, защитивших диссертац. работы

2) Приказы ВАК о присуждении уч. степеней

3) Журнал выдачи дипломов кандидата наук

Спасибо Вам большое!

Здравствуйте! Поскольку Перечень 2010 г. и Перечень 2007 г. не включают документы, образующиеся в деятельности учебных заведений, ВУЗы при определении сроков хранения документов пользуются Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и других учреждений, организаций и предприятий и указанием сроков хранения (1989). На этот же перечень ссылаются составители Примерной номенклатуры дел высшего учебного заведения. Согласно вышеуказанному Перечню: 1) – ст. 654 а; 3) – 660. Приказы ВАК — присланные документы, они хранятся до минования надобности.

Здравствуйте! «...при определении пользуются Перечнем (1989)»...Теперь мы окончательно в ступоре...Т.к. вся номенклатура на 2015, на 2016 у нас составлена с использованием Перечня 2010 и также нам данный Перечень порекомендовал наш гос. архив. Как теперь быть?

Здравствуйте! Ответ был только по перечисленным вами документам. То есть, вы должны использовать Перечень 2010, но для документов, касающихся учебного процесса и других вопросов деятельности ВУЗа, которых нет в Перечне 2010 г., можно применять Перечень 1989 г. Если ваше учебное заведение является источником комплектования государственного архива, то он обязан вас консультировать по вопросам разработки номенклатуры дел, работы архива и пр.

Добрый день! По пункту «направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет». В Уставе ГБУ «Жилищник» прописано: функции и полномочия Учредителя осуществляет префектура АО Москвы, а ведомственно ГБУ подчиняется управе района. Чья ЭПК согласовывает номенклатуру дел префектуры или управы. Спасибо за ответ!

Здравствуйте! Если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то направлять номенклатуру дел на согласование надо в этот архив. После проверки архив передает номенклатуру на согласование в архивный орган (ЭПК). Если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то согласовывать номенклатуру дел с ЭПК архивного органа вообще не надо.

Здравствуйте! Правильно ли мы определили статью для Журнала регистрации приказов по осн. деят. (ведется в эл. виде, но в конце года распечатывается) и журнала регистрации распоряжений в бум. виде — Пост. ст. 258а); инструкции по технике без-ти и пож. без-ти — пост.ст.606?

Здравствуйте! Для журнала регистрации приказов по основной деятельности статья и срок хранения определены верно (258а). Для всех инструкций, разработанных в организации, срок хранения – постоянно (ст.27а).

Не совсем поняла про срок хранения журнала регистрации распоряжений в бум. виде ?

Здравствуйте! Для журнала регистрации приказов и распоряжений по основной деятельности одна статья – 258а (постоянно). Для журнала регистрации распоряжений по административно-хозяйственным вопросам – ст. 258 в (5 лет). Срок хранения не зависит от формы ведения документа. Для документа (дела) устанавливается один срок хранения, как на электронном, так и на бумажном носителе.

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, у нас в организации 3 структурных подразделения — администрация, кадры, бухгалтерия. Итоговую запись о заведенных делах (по номенклатуре) в конце года мы должны общую делать или каждое подразделение делает свою итоговую запись? Где администрация за подписью делопроизводителя, кадры за подписью кадровика, а бухгалтерия за подписью гл. бухгалтера? Я правильно понимаю? Заранее большое спасибо!

Здравствуйте! Итоговая запись в номенклатуре дел делается общая. Вы можете собрать со всех подразделений сведения, суммировать их и оформить общую запись.

И подскажите, пожалуйста, еще такой вопрос: в нашей организации номенклатура утверждается у вышестоящей исполнительной власти сроком на 5 лет. Т.е. глобально ничего менять в номенклатуре мы потом в течении 5-ти лет ничего не можем. Но дело в том, что у нас есть дела, которые не предусмотрены номенклатурой, а резервных номеров только 2, а непредусмотренных дел — 5, правильно ли будет в номенклатуре на 2017 год к основному индексу 01-1-21 добавлять через дефис -1, -2 (01-1-21-1;01-1-21-2)? Спасибо.

Здравствуйте! И глобально, и не глобально вы можете изменять номенклатуру дел каждый год. В обязательном порядке номенклатура дел согласовывается с ЭПК архивного органа 1 раз в 5 лет. При существенных изменениях (изменение структуры, функций организации) номенклатура дел согласовывается с ЭПК, даже если не прошло 5 лет, при незначительных изменениях номенклатура дел не согласовывается. В вашей ситуации можно изменить номенклатуру дел, присвоив новым делам свои индексы.

Здравствуйте! Оригиналы исходящих писем хранятся в Канцелярии и включены в номенклатуру дел Канцелярии со сроком хранения 5 лет ЭПК. Но некоторые подразделения, чьи исполнители составляли письма, оставляют себе копии этих писем и включают их в свою номенклатуру. Может и не нужно этого делать, но руководство настаивает на включении дел с копиями документов в номенклатуру организации. Я всегда ставила срок ДМН и статью. Сегодня меня попросили ссылку на закон, в котором говорится о хранении копий со сроком ДМН и я не смогла его найти. Существует ли такой закон или это просто нет? Подскажите, пожалуйста. Заранее большое спасибо!

Здравствуйте! Разумеется, такого закона нет. Надо просто объяснить руководству, что не целесообразно хранить и подлинники, и копии документов согласно установленному сроку. Срок «5 лет ЭПК» означает, что некоторые из наиболее важных документов, касающиеся основной деятельности организации, могут быть оставлены на постоянный срок хранения, не будете же вы и копии хранить постоянно. И второе. Если такое дело ведется в структурном подразделении, его обязательно надо указывать в номенклатуре дел с указанием «Копии». В примечании делается отметка о месте хранения подлинников: «подлинники – д. 01-07».

И ещё. Целесообразнее установить такой порядок, когда канцелярия регистрирует поступающие и отправляемые документы и подлинники отдает на исполнение структурным подразделениям. В структурных подразделениях формируются дела с перепиской, в канцелярии остаются регистрационные карточки или журналы с подписями исполнителей.

Добрый день! Спасибо за Ваш сайт, очень помогает в работе. В связи с изменениями в структуре организации придется составлять новую номенклатуру. Знаю, что для ее утверждения нужно издавать приказ, а для ее разработки? Если нужно, прошу привести примерные формулировки

Здравствуйте! Номенклатура дел утверждается ежегодно с 1 января. Можно утвердить номенклатуру дел приказом, можно без приказа, проставив гриф утверждения на самой номенклатуре. При изменении структуры организации можно написать: «В связи с изменением организационной структуры ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Руководителям структурных подразделений составить номенклатуры дел отделов и представить начальнику общего отдела 21 ноября 2016 г. 2. Начальнику общего отдела (ФИО) разработать сводную номенклатуру дел организации и представить её на согласование ЭК 01 декабря 2016 г.» и т.д.

Добрый вечер!

При составлении номенклатуры не знаем какую статью выбрать к делу «Акт уничтожения документов». Спасибо.

Здравствуйте! Ст. 246 Перечня 2010 г.

Здравствуйте!

Скажите, пожалуйста, в итоговую запись к номенклатуре дел включается количество фактически заведенных единиц хранения или количество наименований указанных в номенклатуре дел (н-р: Личные дела в итоговой записи будет количество 1 по заголовку в номенклатуре или 564 по количеству фактически заведенных дел)?

Спасибо.

Здравствуйте! В итоговой записи учитывается количество заведенных дел (томов). Например, приказы по основной деятельности в номенклатуре дел значатся как одно дело, однако, если за год сформировалось два тома с приказами, то в итоговой записи учитываются два тома. Так же и в вашем примере надо учитывать 564 личных дел. В случае с личными делами надо ещё учитывать, что часть из них будут переходящими (ведутся с 2015, 2014 и т.д.).

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, какую статью подобрать и в каком перечне для «Журнала учета приема и передачи отработанных ртутьсодержащих ламп»? Большое спасибо за помощь!

Здравствуйте! Возможно, подойдет ст. 1108 "Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, статью и срок хранения Сертификата ключа подписи. Спасибо большое заранее!

Здравствуйте! Сертификаты ключей ЭЦП (на электронном, бумажном носителях и пр.) – статьи 1949—1953 "Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, можно ли формировать в одно дело доверенности, выданные должностными лицами учреждения и гарантийные письма? И срок хранения подскажите, пожалуйста.

ЗЗдравствуйте! Доверенности бывают разные, все они выдаются руководителем организации, у них разные сроки хранения. Уточните конкретнее. То же касается гарантийных писем. Найти статью в Перечне 2010 года по названию документа можно, используя указатель видов документов в конце Перечня.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, статьи для таких дел как:

1) Локальные акты учреждения по внебюджету

2) Положения, реш-я по конкурсным работам для ученых

3) Разрешительные док-ты и копии договоров

Здравствуйте! 1) – ст.333 Перечня 2010 года; 2) – ст. 92.

По 3-му вопросу уточните, пожалуйста, заголовок (что за документы, какие договоры).



Оставить комментарий

MAXCACHE: 0.47MB/0.00036 sec