Рейтинг@Mail.ru

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Помещено в тему: Номенклатура дел

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Готовность для составления номенклатуры дел Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

  • группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
  • используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
  • используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
  • применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
  • в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

  • разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
  • поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

  • визируется ответственным за архив организации,
  • подписывается руководителем службы делопроизводства,
  • согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
  • направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
  • утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
  • в архиве организации,
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Евгения Полоса

** Надоело использовать только 10% возможностей популярных офисных программ? Пришло время для уверенной работы в Word, Excel и PowerPoint - можно все самостоятельно изучить. Но сначала можно пройти несколько бесплатных уроков: Word, Excel.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 266 комментариев

Спасибо большое!!! Очень помогаете. Если мы не можем найти статью не по одному перечню какой срок указывать? Например договора аренды оборудования, имущества (компьютеры, принтеры и т.д.). Некоторые договора аренды идут 5 лет (например внутренней связи) , некоторые постоянно (например аренды помещений).

Здравствуйте! Перечень не может предусмотреть все виды договоров. Если это договоры аренды, то принцип такой: на недвижимость (земельные участки, помещения) – пост., на имущество – 5 лет после истечения срока действия договора.

Большое спасибо Вам за Вашу работу. Очень помогает.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста! Как составить номенклатуру для казённого учреждения « Служба муниципальных заказов»? Ходила в архив там ничего такого нет.

Здравствуйте! Конечно, нет. Ведь номенклатура разрабатывается для каждой организации индивидуально, исходя из документооборота учреждения. Вы должны сами разработать номенклатуру дел своего учреждения. Можно воспользоваться рекомендациями статьи на сайте, в крайнем случае, обратиться в специализированную организацию (например, найти в интернете).

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, что делать, если моя предшественница регистрировала исходящую корреспонденцию как входящую. Допустим, вх №45 04-06/122 на администрацию района, а также №45 04-06/116, хотя я понимаю, что должен ставится № исходящей корреспонденции, единый для всей исходящей корреспонденции из организации. Если это все-таки неправильно,то как можно исправить ситуацию? Заранее спасибо.

Здравствуйте! Регистрационный номер документа состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера документа. 04-06 – индекс дела (переписка с администрацией), 122 – порядковый номер документа. Не должно быть единого номера для всех отправляемых документов.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, каким документом руководствоваться при определении для графы 4 «Срок хранения и номера статей по перечню». С определение срока хранения всё более менее понятно, а вот какую статью писать...? Никак не могу разобраться.

Здравствуйте! Сроки хранения документов определяются на основании действующих перечней документов с указанием сроков хранения (в них документы указаны по статьям). Последний типовой перечень – «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Доброго времени суток! Подскажите, пожалуйста, срок хранения кадастрового паспорта на земельный участок. Заранее благодарю.

Здравствуйте! Срок хранения кадастрового паспорта – постоянно. Основание: ст. 803 «Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минкультуры от 31.07.2007 № 1182).

Добрый день, вопрос по номенклатуре дел. В структуре филиала ВУЗа существует Ученый совет, функции ученого секретаря исполняет зав. кафедрой, т.к. в штататном расписании должностей для этого структурного подразделения нет. Вопрос: можно ли дела Ученого совета отнести к тому подразделению, где работает, согласно штатному расписанию, ученый секретарь, или выделить Ученый совет как самостоятельное подразделение? Т.к. в предыдущей номенклатуре документы были указаны в учебном отделе, т.к. работник учебного отдела являлась секретарем Ученого совета.

Здравствуйте! Ученый совет выделяется в номенклатуре дел ВУЗа как самостоятельное структурное подразделение.

стандарт государственной услуги «Прием документов и зачисление детей в дошкольные организации образования»; какой статья и год сохранения не подскажете?

Здравствуйте! Можно применить ст. 25 Перечня 2010 года (постоянно — разработанные в организации, 3 года после замены новыми — присланные из других организаций).

Подскажите, как правильно сделать: у нас структурное подразделение администрации, после корректировки номенклатуры на следующий год удалили много дел (в номенклатуре образовались пустые графы — номенклатурные номера — дыры), а закрыть дела и завести новые, чтобы избавиться от дыр нет возможности, т.к. много переходящих дел. И что нам делать с этими пустыми графами. Допустимо ли такое вообще в принципе?

Здравствуйте! Пропуск номеров в номенклатуре дел допускается. Можно проставить под этими индексами отметки «резервный номер». Конечно, этим не надо злоупотреблять, и по возможности, надо заполнять индексы новыми заголовками дел.

Добрый день!

В начале 2014 года была составлена и утверждена номенклатура дел. В марте текущего года происходят изменения в штатном расписании, и ранее существовавший департамент упраздняется (НПР: в номенклатуре он был заведен под № 10) и вместо него появляются две отдельные службы. Как правильно оформить изменения в номенклатуре. Ранее существовавший 10 индекс остается? или убирается из номенклатуры? И вновь введенные службы получают новые индексы?

Здравствуйте! В новой номенклатуре делам присваиваются новые индексы в соответствии с утвержденной структурой организации.

Добрый день! Подскажите срок хранения Запросов, заявлений акционеров на получение дивидендов о предоставлении информации

Здравствуйте!

5 лет (ст. 164 Перечня 2010 г.).

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, сроки хранения согласий, заявлений, обязательств, расписок у нотариуса? Подскажите статью под которую они попадают? Хотелось бы узнать также сроки хранения поручительства на кредит? Спасибо.

Здравствуйте! Заявления, обязательства и др. документы нотариата хранятся не сами по себе, а в составе нотариальных дел (наследственных и др.). Сроки хранения нотариальных дел определяются Перечнем документов Минюста СССР (1980), раздел 8 – Нотариат. В основном это 75 лет. Аналогично по второму вопросу. Поручительства включаются в дела по кредитным договорам, хранятся 5 лет после полного исполнения обязательств по договору (ст.340 Перечня 2010 г.).

Здравствуйте!

Большое спасибо за Ваши советы!

Помогите, пожалуйста, решить такой вопрос. Номенклатур дел в 2014 г. введена у нас в компании впервые, у некоторых отделов в нее включены дела, которые начались вестись в предыдущие годы и продолжают пополняться сейчас. Каким образом следует заполнить итоговую запись к номенклатуре о заведенных в 2014 г. делах в этом случае? Ведь такие дела фактически были заведены не в 2014 году, а ранее.

Здравствуйте! Если речь идет о действительно переходящих делах, то надо указывать год начала заведения дела.

То есть в итоговую запись за 2014 г. такие дела не включаются?

Здравствуйте! Включаются, если это переходящие дела. Например, регистрационный журнал начат в 2012 году и продолжал заполняться до конца 2014 года (в одной книге!), тогда это переходящее дело.

Хотелось бы задать еще один вопрос.

Нам необходимо установить срок хранения согласий физ. лиц, с которыми мы заключаем договоры, об обработке их персональных данных. В статье 666 типового Перечня такой срок указан: 75 лет ЭПК, но трактовать этот пункт можно по-разному: либо это все документы о субъектах ПД, либо, как указано в скобках, документы работников компании.

Подскажите, пожалуйста, каково Ваше мнение по этому вопросу?

Здравствуйте! Ст. 666 – это заявления работников организации о согласии на обработку персональных данных. Как правило, они включаются в состав личного дела и хранятся 75 лет, так как могут служить дополнительным источником при оформлении справок о трудовом стаже и пр. В вашем случае согласия на обработку персональных данных можно формировать вместе с договорами с соответствующим сроком хранения.

Здравствуйте! Нужна Ваша профессиональная помощь! Юридический отдел нашей ком. организации имеет в своей НД несколько дел под заголовком «Недействующие договора...» (далее по принадлежности, напр. поставки), при этом есть и «действующие» договора по тем же направлениям под др. индексами. Договор, который расторгается, напр. в течение года, переводится в дело к «недействующим договорам», где должны храниться свой срок по статье (обычно 5 лет). Правомерно ли такое формирование дел? Я считаю, что после окончания действия договора, он должен храниться до конца года в той папке, где был заведен, а с нового года переведен в архив подразделения с указанием года действия (напр. 2012—2014) и хранится +5 лет.

Есть еще нюанс: юридический отдел не собирается списывать договора даже с истекшим сроком хранения (а вдруг проверка, был уже опыт). Как тогда оформить сроки хранения? Предложила: в графе «Срок хранения» поставить 10 лет, ЭК. Подскажите, пожалуйста, как лучше поступить. Если я права, то как переубедить юристов.

Заранее признательна.

Здравствуйте! Не должно быть таких заголовков в номенклатуре «недействующие договора», кстати, правильно – договоры. Договоры формируются в дела по видам. После завершения срока действия договора дела с закрытыми договорами можно хранить отдельно, но в номенклатуре это никак не отражается. В номенклатуре важно отметить срок хранения в соответствии с перечнем.

По второму вопросу. Организация не имеет право уничтожать документы до истечения установленных сроков, хранить сверх установленных сроков можно. Если это необходимо, пусть хранят 10 или 15 лет.

Первый раз составляю номенклатуру на 2015 год. Уже готова уволиться только из-за нее. Мои вопросы:

1. Если это первая номенклатура проставляется ли кол-ко.

2. Мы структурное подразделение МВД. Детский приемник. Есть журналы по осмотру детей, а также осмотра водителей перед выходом на работу. В перечне нет этого. Что мне написать про срок хранения и на основании чего? Буду очень благодарна.

Здравствуйте! 1. 3-я графа номенклатуры дел (количество листов) заполняется по итогам делопроизводственного года для составления итоговой записи и учета документального фонда организации. То есть проставлять количество дел (единиц хранения) в номенклатуре дел на 2015 год вы будете в конце декабря 2015 года.

2. Перечень 2010 года – это перечень управленческой документации, он не включает документы, касающиеся специфической (отраслевой) деятельности организации. Для этих документов ведомства разрабатывают свои перечни. Сроки хранения указанных Вами дел можно определить по Перечню Минздрава СССР 1974 года. К сожалению, новый перечень в этой сфере пока не разработан. Вышеуказанный перечень размещен в интернете.

Здравствуйте! У меня такой вопрос: есть папка (дело) №55-10 (55-код подразделения, 10-порядковый номер дела), например, входящая документация, она заполняется документами места больше нет, сотрудник создает следующую папку (дело) под тем же названием, но номер присваивает следующий по порядку №55-11. Допустимо ли одинаковое название дел, но с разными номерами, либо номер должен оставаться тот же, но второе дело формируется как второй том под тем же номером №55-10?

Заранее спасибо за ответ!

Здравствуйте! Дело под одним названием (заголовком) может иметь несколько томов, при этом индекс дела (номер) остается один. Количество заведенных дел учитывается в конце календарного года при заполнении 3-й графы номенклатуры дел (количество ед. хр.).

Добрый день!

Подскажите, как быть: произошло слияние трех отделов в организации в один, но фактически сотрудники сидят в своих старых кабинетах и папки с делами в каждом кабинете свои. При составлении номенклатуры должна ли я дать этим объединенным отделам общий номер нового структурного подразделения? И как теперь быть остальным отделам, если сквозная нумерация отделов в номенклатуре «поехала» — теперь всем отделам придется присваивать новые порядковые номера и соответственно изменятся индексы дел, если я правильно понимаю. Но т.к. переходящих дел много, то как быть в этом случае? Заводить новые папки или переклевать номера на старых?

Здравствуйте! Номенклатура дел разрабатывается в соответствии с утвержденной структурой организации. Если структура изменилась, разрабатывается новая номенклатура дел. При этом не имеет значения, в каких кабинетах «сидят» сотрудники. В вашем случае дела бывших трех отделов должны быть объединены под одним номером. Можно систематизировать дела в пределах структурного подразделения номенклатуры дел так, чтобы выделялись разные направления деятельности одного отдела. При такой переработке номенклатуры дел будут меняться индексы дел других структурных подразделений. На переходящих делах надо поставить новые индексы дел ниже старых, заключив прежние индексы в скобки.

Здравствуйте!

Подскажите, пожалуйста, как правильно согласовать номенклатуру (добавить новые дела, исключить старые) и утвердить у руководителя?

Здравствуйте! В данном случае составляется новая номенклатура дел с учетом изменений и утверждается руководителем.

Спасибо за статью, очень доступно написано, ответьте, пожалуйста, на несколько вопросов:

1. Организационная форма нашей организации гос. бюджетное учреждение, является ли она источником формирования гос. или какого-либо архива?

2. Можно ли под одним индексом учесть несколько однородных дел, например: 01-15 реестры на отправку документов (по наименованию организации), под этим индексом будет храниться несколько папок, например: 01-15 реестры на отправку документов (в Орг 1), 01-15 реестры на отправку документов (в Орг 2) и тд.

3. Может ли наша организация протоколом ЭК установить сроки хранения на дела, которых нет в типовом перечне?

4. Некоторое время назад в организацию были переданы архивные дела, по которым ведутся работы, часть из них архивные, на основании которых готовятся выписки, а некоторые архивные и пополняемые (по принципу паспортного стола, есть архив, но и новые данные вносятся в картотеку), как учесть такой архив? нужно ли его включать в номенклатуру на следующий год?

Заранее благодарю за ответы!!!

Здравствуйте!

1. Является ли организация источником комплектования государственного архива, можно узнать в региональном архивном органе. Можете направить туда запрос, либо позвонить.

2. Подобные дела можно учитывать под одним индексом.

3. Организация не имеет права устанавливать сроки хранения документов. ЭК организации может подготовить и внести на рассмотрение ЭПК архивного органа предложение об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями.

4. Если дело продолжает формироваться, то его надо включать в номенклатуру дел.

Добрый день, помогите пожалуйста, ситуация такова — в учреждении нет разработанной номенклатуры дел, поэтому ссылка на приказ минкульта, но излазив его я как-то не смогла определиться на какую статью и срок мне сослаться, в случае если вся корреспонденция разделяется 2 вида входящая и исходящая?!

Здравствуйте! И не найдете. Переписка формируется по вопросам деятельности организации, имеет разные сроки хранения — от 3 лет до «постоянно».

Большое спасибо за ответы! Возник еще один вопрос, организация принимает от заявителей документы для оказания услуги, при этом формируется «расписка о приеме документов», к какой статье по перечню можно отнести это дело? Заранее спасибо за ответ!

Здравствуйте! Расписки не следует формировать в отдельное дело, их надо хранить вместе с заявлениями и другими документами по заключению договоров. Как и договоры, эти документы хранятся 5 лет после истечения срока действия договора (ст. 443).

MAXCACHE: 0.43MB/0.00067 sec