Рейтинг@Mail.ru

Номенклатура дел организации – составление и утверждение

Помещено в тему: Номенклатура дел

Из данной статьи вы сможете узнать о порядке разработки и утверждения сводной номенклатуры дел организации, в следующей статье посмотрите образец номенклатуры дел. Грамотное составление данного документа играет важную роль в ведении делопроизводства.

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Готовность для составления номенклатуры дел Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

  • группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,
  • используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,
  • используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,
  • применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),
  • в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Как видим номенклатура дел это многофункциональный документ и с практической точки зрения нужен каждой организации для упорядочения текущего делопроизводства. Для государственных органов и муниципальных учреждений, которые передают документы в государственные или муниципальные архивы, а также для акционерных обществ, нотариусов и др. составление номенклатуры дел является нормативным требованием.

Даже если вы работаете в небольшой фирме, я советую все равно разработать для себя номенклатуру дел, чтобы рационально вести делопроизводство и тем самым облегчить себе работу по вопросам основной деятельности. И рост объема документальной массы не станет в один прекрасный день проблемой.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

  • разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,
  • поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет – предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности – срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят «да у меня тут в столе», «чтобы под рукой». Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

  • визируется ответственным за архив организации,
  • подписывается руководителем службы делопроизводства,
  • согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,
  • направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
  • утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

  • в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
  • в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
  • в архиве организации,
  • рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Сейчас это все. Я советую вам ознакомиться с продолжением данной темы в следующей статье, где представлен образец номенклатуры дел организации. Приведенный пример будет иллюстрировать изложенную здесь информацию по составлению номенклатуры дел. На сайте в правой колонке есть отдельная рубрика, в которой уже есть несколько публикаций по рассматриваемой теме.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:
Еще интересное по теме:


К записи 577 комментариев

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, какой № пункта указать для:

— журнала учета товарно-транспортных накладных со штампом «Взамен пропуска № 300»

-журнала забракованных вагоноцистерн из под слива...

Заранее спасибо...

Здравствуйте! Журнал учета товарно-транспортных накладных – ст. 758 или 844 Перечня 2010 года; цистерн – ст. 769.

Здравствуйте!

Помогите, пожалуйста, найти статьи по Перечню для следующих документов:

1. Акты мероприятий.

2. Журнал учета мероприятий.

3. Видеозаписи концертов, спектаклей.

4. Фотографии сцен из спектаклей, концертов с аннотацией.

5. План подготовки и проведения мероприятий.

6. Документы по муниципальному заданию (сведения, отчеты, мониторинги).

В Перечне 2010 года эти документы не были найдены.

И еще один вопрос: иногда сроки хранения документов устанавливаются другими нормативно-правовыми актами. Проблема в поиске таких нпа. Что Вы можете посоветовать здесь?

Заранее благодарю.

Здравствуйте! 1. По результатам проведения мероприятий (у вас, наверное, культурно-просветительских) обычно составляются информации, справки. Даже если у вас они называются актами, подойдет ст. 555 Перечня 2010 г.

2. – нет в Перечне.

3. Ст. 555 или 960 (в зависимости от сферы деятельности организации).

4. Ст. 555 или 960.

5. Ст. 966.

6. Ст. 470 или 471.

Типовой перечень управленческих документов не может охватить все дела и документы, образующиеся в организации. Надо подбирать подобные (похожие) документы. Существуют также ведомственные перечни, которые отражают именно те документы, которые образуются в организациях какой-либо отрасли. Все они размещены в Интернете. Можно найти их, указав: «Перечень документов с указанием сроков хранения…» — далее указать отрасль или министерство.

Здравствуйте! В середине года у нас в организации произошло слияние трех отделов, разделение одного отдела на два и появились три новых отдела. Как внести эти изменения в номенклатуру? Заранее спасибо.

Здравствуйте! В таких случаях разрабатывается и утверждается новая номенклатура дел.

Добрый день. Подскажите, можно ли вносить изменения в номенклатуру дел предыдущих периодов?

Здравствуйте! В номенклатуру дел за предыдущие годы изменения не вносятся, да в этом и нет необходимости. Номенклатура дел – это, своего рода, плановый документ, устанавливающий, какие документы и дела намечаются к заведению в предстоящем году. Если происходят какие-то изменения в составе дел, то номенклатура корректируется в течение года с последующей переработкой и утверждением на следующий календарный год.

Здравствуйте.

Хотела бы узнать как можно дополнить номенклатуру дел и под каким номером вносить «Журнал учета обращения граждан на телефон доверия МЧС России».

Заранее благодарю.

Здравствуйте! Для внесения в номенклатуру дел дополнительных документов и дел в течение календарного года, оставляются резервные номера. Если резервные номера не были предусмотрены, то дело (журнал) включается в номенклатуру дел соответствующего подразделения последним номером. При разработке номенклатуры дел на следующий год дело включается в номенклатуру обычным порядком. И не забудьте оставить резервные номера.

Добрый день! Скажите, пожалуйста, к какой статье Перечня можно отнести документы студентов, которые сдавали экзамены в аспирантуру, но не поступили?

Здравствуйте! Можно применить ст. 663 Перечня 2010 года.

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, если в начале года завели журнал или книгу учета (например, обращений граждан), но в течении года в нем не было сделано записей, что писать в конце года в номенклатуре, дело не заведено? И в акт на списание потом его не включать?

И еще вопросик, при оформлении журнала постоянного хранения нумеровать только заполненные листы?

Здравствуйте! Если журнал не велся в течение всего года, то в конце года об этом делается отметка в номенклатуре дел, в итоговой записи дело не учитывается. В акт о выделении дел к уничтожению незаполненный журнал не включается. Его можно использовать на следующий год.

При нумерации листов дела нумеруются только заполненные листы, чистые листы не нумеруются.

Добрый день!

Подскажите, пожалуйста, какую статью можно использовать на документы «Счета на оплату»? В нашей номенклатуре проставили статью 362. Но данные документы не являются первичными учетными документами. Поэтому у меня возникает данный вопрос.

Здравствуйте! Можно применить ст. 362 или 368.

Здравствуйте! Наше учреждение является контрольным органом. Подскажите пожалуйста к какой статье и с каким сроком хранения в соответствии с перечнем отнести:

1)заключения на проекты муниципальных нормативных правовых актов органов местного самоуправления;

2) документы (акты, представления, заключения, справки) о проведении контрольных проверок.

Здравствуйте! Согласно Перечню 2010 года: 1) – ст. 2б (до минования надобности); 2) – ст. 173а (постоянно).

В нашем ОУ архива толком то и не было, но тут в этом году нас отдали под ведение городского архива. Номенклатуру мы утверждаем у них и тут мы узнаем, что личные дела и карточки вместо 75 лет хранятся 50. Но при этом я такому нигде не могу найти подтверждения. Что мне делать? Сегодня они скажут хранить 50, завтра опять 75. А у меня как раз личные дела к списанию идут по срокам. Нет я конечно их не буду списывать, но что делать если придут и сделают мне замечание, почему я их не списала на уничтожение? И еще в описях и актах у меня будет стоять один срок хранения, а потом когда все изменится, то что, мне все переделывать? Как быть?

Здравствуйте! Согласно Федеральному Закону от 02.03.2016 № 43-ФЗ изменен срок хранения документов по личному составу в организациях с 75 на 50 лет. Это касается документов, созданных после 2003 года. Изучите внимательно закон и внесите изменения в номенклатуру дел. Списывать документы пока рано.

В нашем ОУ базируется пункт выборов и по этой причине документация по выборам храниться в нашем архиве. Не вся, какую-то они забирают с собой, а остальное оставляют нам. У нас же хранятся сейфы, стенды, урны и др. Но в нашей номенклатуре это никак не учитывается. Стоит ли нам вносить такой пункт, как он должен называться и сколько должны храниться док-ты по выборам у нас. Ведь они бывают городского, регионального и федерального уровня. Нашла только один срок — 15 лет.

Здравствуйте! Эти документы не имеют к вам никакого отношения, они принадлежат избирательной кампании, поэтому никак не должны отражаться в вашей номенклатуре дел, тем более, если это «сейфы, стенды, урны».

Здравствуйте. Подскажите, к какой статье отнести документы о взаимодействии с государственной организацией?

Здравствуйте! Всё зависит от видов документов. По взаимодействию с другой организацией могут формироваться дела с перепиской, договорами, планами и пр. и по разным вопросам. И они будут иметь разные сроки хранения. Укажите, какие конкретно документы вас интересуют.

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, по какой статье можно определить срок хранения Договоров на подключение к сетям водоснабжения и водоотведения

Здравствуйте! Возможно, по аналогии с договорами на электроснабжение – ст. 815, либо ст.817 Перечня 2010 года.

Здравствуйте! Попала в затруднительную ситуацию — в нашем ВУЗе номенклатура была разработана на 2017 год, а за прошлые годы ее нет. Теперь госархив требует сделать номенклатуру за 2014—2016 годы, а за этот период у кафедр и отделов нет и половины документов, предусмотренных номенклатурой 2017 года. Как поступить: создавать номенклатуру по образу и подобию 2017 года или просто взять документы, которые реально есть в наличии у структурных подразделений и сделать по этому списку? Но у каждого отдела в наличии разные документы, у кого-то заведено 37 дел, а у кого-то 12, тогда как у кафедр номенклатура должна быть хоть примерно идентичной... Помогите советом, пожалуйста!

Здравствуйте! Номенклатура дел – это перечень документов и дел, предполагаемых к заведению. Это как бы плановый документ. Задним числом номенклатура дел не разрабатывается. Напишите в архив официальное письмо, что в 2014—2016 гг. номенклатура дел в ВУЗе не разрабатывалась, и задним числом разработать номенклатуры дел не представляется возможным.

Здравствуйте. Организация существует 3 года, номенклатуры не было, впрочем как и архива. Я пришла на должность архивариус. Мне предстоит систематизировать и организовать архив их огромного количества коробок с документами. Я понятия не имею какие документы есть в организации, какие включать в номенклатурные дела. Как этот вопрос можно оптимально быстро и качественно решить? Спасибо

Здравствуйте! В вашей ситуации целесообразно начать с составления номенклатуры дел на 2018 год. Обойдите все структурные подразделения, пусть руководители подготовят вам списки всех дел, которые заводятся в их подразделении в настоящее время. На основании этих списков и «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, составьте номенклатуру дел. После составления номенклатуры вы уже будете ориентироваться в составе документов. После этого можно приступать к разбору «коробок». Надо разобрать дела по годам и срокам хранения. Дела постоянного и долговременного сроков хранения за 2015 год можно уже оформлять и составлять на них описи. Порядок оформления дел изложен в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526. Можете также пользоваться рекомендациями на данном сайте.

Здравствуйте! Спасибо за исчерпывающий ответ. Теперь вопрос возник в кадровом производстве. Есть личные дела сотрудников, в них хранятся все приказы за время его работы: отпуск, о переводе, о командировках, трудовой договор 2-й экз. и т.д. Или же надо все эти приказы, договора хранить в накопительных папках отдельно до окончания его работы в организации? После увольнения эти приказы изымаются из накопителя и подшиваются в номенклатурное дело. Как правильно?

1. все приказы хранить в личном деле действующего сотрудника, а после его увольнения «расформировать» личное дело и согласно наименования приказов вшить их в номенклатурное дело?

2. Сразу все приказы и договора(соглашения) в отдельные папки раскладывать?

Спасибо.

Здравствуйте! Личное дело не расформировывается, после увольнения сотрудника оно оформляется на долговременное хранение и включается в опись дел по личному составу, или в отдельную опись личных дел уволенных работников. Подлинники приказов формируются в отдельные дела.

Добрый день! Возникла еще одна проблема. Как правильно хранить и формировать личные дела сотрудников? Сейчас в личном деле хранится всё: приказы, трудовые договора и т.д. Руководитель дал указание расформировать личные дела действующих работников и разложить приказы о приеме, командировках, назначении и перемещении на должность, трудовые договора и т.д. в разные накопительные папки. А как же тогда быть при увольнении этих сотрудников? Ведь сроки у каждого документа разные.

Здравствуйте! В личное дело подшиваются: личный листок по учету кадров, копии личных документов (паспорт, документы об образовании, свидетельства страховые, ИНН и пр.), заявление о приеме на работу, автобиография, трудовой договор, копии приказов о приеме, переводе, поощрении, увольнении, должностные инструкции, материалы аттестации. Подлинники приказов по личному составу формируются в отдельные дела по срокам хранения и видам.

Здравствуйте. Как внести в номенклатуру «Отчетность ФСС» и «Отчетность в ПФ РФ». Спасибо

Здравствуйте! Отредактируйте заголовки дел согласно ст. 390 и 395 Перечня 2010 года и проставьте соответствующие сроки хранения со ссылкой на статьи Перечня.

Здравствуйте,

подскажите, пожалуйста, если при составлении номенклатуры на следующий год, несколько дел объединилось и получилось, что два номера свободны, мне можно на место их вписать другое дело (указать, что по номенклатуре предыдущего года №___) или оставить освободившие номера как резервные номера. И если можно, то на что можно ссылаться по данному вопросу,

заранее спасибо

Здравствуйте! Номенклатура дел на следующий год – это уже новый документ, утверждается заново. Можно вносить в разрабатываемую номенклатуру любые необходимые изменения без ссылок на предыдущую. Если важно сохранить для определенных дел ранее присвоенные индексы, то можно освободившиеся индексы оставить как резервные номера.

Здравствуйте. Подскажите, как регистрировать журналы, которые заводятся в подразделениях организации и Какой срок у такого учетного материала? Как регистрируются (архивируются) дела переданные в архив организации. Какой журнал или книга учета?

И самый острый вопрос: В личном деле запрещено хранить копии документов сотрудника. Выше, Вы писали что в комплектацию входят копии паспорт, снилс. Мы изъяли из ЛД все копии. Сотрудник увольняется — что остается в ЛД уволенного сотрудника когда оно передается в архив? Спасибо

Здравствуйте! В структурных подразделениях могут заводиться самые разные журналы. Сроки хранения – в зависимости от назначения, в соответствии с действующими перечнями документов. В ведомственный архив дела передаются по сдаточным описям. Согласно «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденным приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 N 526, в архиве ведется книга учета поступления и выбытия документов, описи дел и другие учетные документы.

Откуда вы взяли, что в личном деле запрещено хранить копии личных документов? Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2005 № 609 в личном деле государственного гражданского служащего должны храниться копии личных документов. Не запрещено это и для личных дел других работников.

Добрый день! Подскажите, как правильно можно изменить срок хранения и (или) указание на статью Перечня по делам, указанным в номенклатуре дел прошлых лет? Деятельность такой организации как МФЦ, сравнительно новая, основная масса документов не подпадает под типовые, а именно расписки (описи) документов, принятых от граждан и переданных в органы власти. При проведении экспертизы ценности по прошествии трех лет установлено, что информативной ценности они не несут, к ним более никто не возвращается. Дополнительно вся информация имеется в электронной базе данных. В номенклатуре дел за прошлые годы (2014—2015) для указанных описей (расписок) была выбрана статья 253 со сроком 5 лет, что по прошествии времени оказалось нецелесообразно.

MAXCACHE: 0.4MB/0.00031 sec